Zásady ochrany osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Cowork Šumperk Účinnost od 9. 9. 2026 Provozovatel: Okresní hospodářská komora Šumperk IČO: 47673176 DIČ: CZ47673176 Sídlo: Dr. E. Beneše 2871/5 (v budově OC Praděd), 787 01 Šumperk Provozovna: Cowork Šumperk, Fialova 3275/1a, 787 01 Šumperk E-mail Coworku: info@coworksumperk.cz E-mail provozovatele: ohk@ohk-sumperk.cz Telefon: +420 724 055 097 1. Úvodní ustanovení -------------------- Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) informují fyzické osoby o tom, jak Okresní hospodářská komora Šumperk jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje v souvislosti s provozem Cowork Šumperk, poskytováním coworkingových služeb, pronájmy prostor, rezervacemi, pořádáním akcí, komunikací se zájemci a uživateli, marketingem a související administrativou. Zásady jsou určeny zejména členům a uživatelům Coworku, zájemcům o služby, návštěvám, účastníkům akcí, kontaktním osobám zákazníků a dalším fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou v souvislosti s činností Coworku zpracovávány. Zásady vycházejí zejména z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“) a souvisejících právních předpisů České republiky. 2. Správce osobních údajů ------------------------- Správcem osobních údajů je Okresní hospodářská komora Šumperk, IČO 47673176, DIČ CZ47673176, se sídlem Dr. E. Beneše 2871/5 (v budově OC Praděd), 787 01 Šumperk, e-mail ohk@ohk-sumperk.cz, telefon +420 724 055 097. Pro záležitosti týkající se Cowork Šumperk lze správce kontaktovat také na info@coworksumperk.cz. Provozní adresa: Fialova 3275/1a, 787 01 Šumperk. 3. Zásady zpracování osobních údajů ----------------------------------- Správce zpracovává osobní údaje zákonným, korektním a transparentním způsobem, pouze pro konkrétní a legitimní účely a v rozsahu přiměřeném těmto účelům. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro naplnění příslušného účelu nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k jejich ochraně. 4. Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat --------------------------------------- - identifikační údaje - jméno a příjmení, případně obchodní označení podnikající fyzické osoby; - kontaktní údaje - e-mail, telefon, doručovací nebo fakturační adresa; - údaje o smluvním vztahu - objednané služby, členství, rezervace, termíny využití, historie komunikace a související údaje; - fakturační a platební údaje - údaje potřebné pro vystavení účetního či daňového dokladu a evidenci úhrad; - údaje poskytnuté při registraci na akci nebo při pronájmu prostoru - například počet účastníků, organizační požadavky a kontaktní údaje organizátora; - údaje obsažené v komunikaci se Správcem - dotazy, požadavky, reklamace a další sdělení; - údaje související s uplatněním práv subjektu údajů nebo s řešením právních nároků; - technické údaje související s využíváním webu a online služeb, pokud jsou při jejich používání oprávněně zaznamenávány; - fotografie, zvukové nebo audiovizuální záznamy z akcí, pokud je Správce pořizuje nebo dále zpracovává způsobem, na který se vztahují pravidla ochrany osobních údajů. Správce se snaží získávat pouze údaje, které jsou pro daný účel skutečně potřebné. Zvláštní kategorie osobních údajů v rámci běžného provozu Coworku cíleně nevyžaduje. 5. Účely a právní základy zpracování ------------------------------------ - uzavření a plnění smlouvy - zejména objednávky, členství, rezervace, pronájmy a poskytování coworkingových služeb; - plnění právních povinností - zejména účetní, daňové a další zákonné povinnosti; - ochrana oprávněných zájmů Správce - zejména ochrana majetku, prevence a řešení škod, ochrana právních nároků, evidence komunikace a přiměřená ochrana provozu; - vyřizování dotazů, požadavků, reklamací a dalších podnětů; - organizace a administrace akcí, pronájmů a rezervací; - zasílání obchodních sdělení, pokud jsou splněny podmínky právních předpisů, případně na základě souhlasu; - dokumentace a přiměřená propagace akcí prostřednictvím fotografií nebo záznamů, je-li pro konkrétní způsob použití k dispozici odpovídající právní titul nebo svolení a jsou splněny další právní podmínky; - plnění povinností a výkon práv Správce v souvislosti s právními nároky a případnými spory. Souhlas Správce vyžaduje pouze tam, kde pro konkrétní účel není k dispozici jiný právní základ nebo kde jej vyžaduje právní předpis. Poskytnutí souhlasu není podmínkou uzavření smlouvy, pokud dané zpracování není pro její uzavření nebo plnění nezbytné. 6. Zpracování při využívání služeb Cowork Šumperk ------------------------------------------------- Při využívání jednorázového vstupu, balíčku vstupů, členství FLEX nebo FIX, zasedací místnosti, nahrávacího / podcastového studia nebo eventového prostoru zpracovává Správce údaje nezbytné pro objednávku, rezervaci, poskytování Služby, evidenci úhrad a komunikaci se zákazníkem. U rezervací může být zpracováváno zejména jméno, kontaktní údaj, termín rezervace, typ Služby a informace potřebné k její organizaci. U fakturace mohou být zpracovávány údaje vyžadované účetními a daňovými předpisy. Pokud zákazník jedná za právnickou osobu nebo jiného podnikatele, mohou být zpracovávány kontaktní údaje konkrétní kontaktní osoby v rozsahu nezbytném pro obchodní vztah. 7. Komunikace, web a online služby ---------------------------------- Pokud fyzická osoba kontaktuje Cowork e-mailem, telefonicky, prostřednictvím formuláře nebo jiným komunikačním kanálem, zpracovává Správce údaje potřebné k vyřízení požadavku a navazující komunikaci. Při používání webových stránek mohou být zpracovávány technické údaje nezbytné pro jejich fungování a bezpečnost. Používání analytických, marketingových nebo jiných nepovinných cookies a obdobných technologií se řídí příslušným nastavením a informacemi zveřejněnými na webu, pokud jsou tyto technologie používány. Web Cowork Šumperk: https://coworksumperk.cz/ 8. Obchodní sdělení a newsletter -------------------------------- Kontaktní údaje mohou být za podmínek stanovených právními předpisy využity pro zasílání obchodních sdělení týkajících se služeb, akcí a aktivit Cowork Šumperk. Pokud je vyžadován souhlas, je získáván samostatně a dobrovolně. Souhlas lze kdykoli odvolat způsobem uvedeným v příslušném sdělení nebo kontaktováním Správce. Každé obchodní sdělení má umožnit jednoduché odmítnutí dalšího zasílání. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. 9. Fotografie, zvukové a audiovizuální záznamy z akcí ----------------------------------------------------- Při akcích mohou být pořizovány reportážní fotografie nebo zvukové či audiovizuální záznamy za účelem dokumentace činnosti Coworku a přiměřené informovanosti o jeho aktivitách. Vždy se přihlíží k povaze akce, očekávání účastníků, způsobu zachycení a následnému použití záznamu. Pořizování a zveřejňování podoby člověka se řídí rovněž pravidly ochrany soukromí podle občanského zákoníku. Pokud konkrétní použití záznamu představuje zpracování osobních údajů podle GDPR, Správce zajistí odpovídající právní základ a splní informační povinnosti. U individuálních nebo detailních propagačních záběrů, rozhovorů či obdobných materiálů, u nichž to okolnosti vyžadují, si Správce zajistí odpovídající svolení nebo jiný právní titul. Osoba, která si nepřeje být zachycena v individuálním záběru, může tuto skutečnost sdělit organizátorovi nebo Správci. 10. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů ------------------------------------------ - poskytovatelé účetních, daňových a právních služeb; - poskytovatelé IT, hostingu, e-mailu, cloudových a obdobných technických služeb; - poskytovatelé rezervačních, fakturačních nebo platebních služeb, pokud jsou využíváni; - poskytovatelé poštovních či doručovacích služeb, pokud je to potřebné; - dodavatelé komunikačních nebo marketingových nástrojů, pokud jsou využíváni a jsou splněny zákonné podmínky; - orgány veřejné moci a další subjekty, pokud je zpřístupnění vyžadováno právními předpisy nebo nezbytné k ochraně právních nároků. Zpracovatelé jsou vybíráni s ohledem na schopnost zajistit odpovídající ochranu osobních údajů. Pokud GDPR vyžaduje zpracovatelskou smlouvu, Správce ji uzavírá. K předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor dochází pouze při splnění podmínek GDPR. 11. Doba uchování osobních údajů -------------------------------- Doba uchování se liší podle účelu. Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu nezbytnou k jeho vypořádání; dále po dobu, po kterou je Správce povinen údaje uchovávat podle právních předpisů nebo po kterou je jejich uchování odůvodněno ochranou právních nároků. Účetní a daňové doklady a související údaje jsou uchovávány po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy. Údaje z marketingové komunikace jsou uchovávány po dobu odpovídající danému právnímu titulu, případně do odvolání souhlasu nebo uplatnění námitky, pokud je to relevantní. Fotografie a záznamy jsou uchovávány po dobu přiměřenou účelu jejich použití; Správce průběžně posuzuje potřebnost jejich dalšího uchování. Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo jinak zlikvidovány, pokud jejich další uchování není odůvodněno jiným právním titulem. 12. Práva subjektů údajů ------------------------ - požadovat přístup ke svým osobním údajům; - požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů; - požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR; - požadovat omezení zpracování; - získat osobní údaje v přenositelném formátu, pokud jsou splněny podmínky práva na přenositelnost; - vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a kdykoli námitku proti přímému marketingu; - kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; - nebýt za podmínek GDPR předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní nebo obdobně významné účinky. Práva se uplatňují u Správce prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v těchto Zásadách. Správce může před vyřízením žádosti přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Žádosti a informace týkající se výkonu práv poskytuje Správce zásadně bezplatně; u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí postupuje podle GDPR. 13. Lhůty pro vyřízení žádostí ------------------------------ Správce poskytne informace o přijatých opatřeních k žádosti podle GDPR bez zbytečného odkladu, nejpozději zpravidla do jednoho měsíce od obdržení žádosti. S ohledem na složitost a počet žádostí může být tato lhůta za podmínek GDPR prodloužena o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech bude subjekt údajů informován v zákonné lhůtě. 14. Zabezpečení osobních údajů ------------------------------ Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze a rizikům zpracování. Opatření mohou zahrnovat řízení přístupových oprávnění, ochranu účtů a zařízení, zabezpečení dokumentů, zálohování, aktualizace používaného softwaru a organizační pravidla pro nakládání s osobními údaji. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, a pouze v odpovídajícím rozsahu. 15. Osobní údaje třetích osob poskytnuté Uživatelem --------------------------------------------------- Pokud Uživatel předává Správci osobní údaje jiné fyzické osoby, například kontaktní osoby, spoluorganizátora nebo účastníka akce, odpovídá za to, že je oprávněn tyto údaje předat pro daný účel a že předává pouze potřebný rozsah údajů. Uživatel by měl dotčenou osobu o předání přiměřeně informovat. Správce může v případech stanovených GDPR splnit informační povinnost vůči dotčené osobě přímo. 16. Stížnost u dozorového úřadu ------------------------------- Pokud se fyzická osoba domnívá, že Správce zpracovává její osobní údaje v rozporu s právními předpisy, může se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, web https://uoou.gov.cz/. Podáním stížnosti u dozorového úřadu není dotčeno právo osoby domáhat se ochrany svých práv jinými právními prostředky. 17. Změny těchto Zásad ---------------------- Správce může tyto Zásady přiměřeně měnit zejména v návaznosti na změny právních předpisů, způsobu poskytování služeb, používaných technologií nebo zpracování osobních údajů. Aktuální znění Zásad je zveřejněno na webu Cowork Šumperk nebo je na vyžádání k dispozici u Správce. Pokud by změna měla podstatný dopad na práva subjektů údajů, Správce o ní informuje vhodným způsobem. 18. Závěrečná ustanovení ------------------------ Tyto Zásady nabývají účinnosti dne 9. 9. 2026. Jsou samostatným informačním dokumentem a doplňují VOP a další dokumenty upravující provoz a poskytování služeb Coworku. V případě rozporu mezi těmito Zásadami a kogentními ustanoveními právních předpisů mají přednost příslušná ustanovení právních předpisů.